Metoda 5S: Japonská cesta k úspěchu

Původ metody 5S hledejte v Japonsku

Dnes už celosvětově známá metoda 5S má kořeny v poválečném Japonsku, konkrétně ve firmě Toyota. Tady hrála významnou roli při obnově válkou zdecimovaného hospodářství. Do České republiky metoda doputovala teprve nedávno, a to zejména díky novému managementu nadnárodních korporací a rozvoji automobilového průmyslu.

Cílem 5S je vytvořit takzvané štíhlé pracoviště (odborně označované jako Lean Production). Na takovém pracovišti se neplýtvá časem ani výrobními prostředky, všechno má své místo a řád. Jde zkrátka o ideální podhoubí pro maximální výkony, kvalitu a další zlepšování.

V konečném důsledku pak vše výše zmíněné vede k ještě lepšímu postavení firmy na trhu, k vyšším ziskům a k výhodám nejen pro majitele, ale i pro zaměstnance.

 

5S = 5 kroků (nejen) k efektivitě

Základem metody 5S je odstranit věci, zvyky a postupy, které nám brání pracovat kvalitně, efektivně a bezpečně. Sem patří například:

• Nejednotné pracovní postupy a zbytečné úkony, které nás obírají o čas.

• Zdlouhavé hledání vhodných pracovních nástrojů a materiálů.

• Nepřehledné nadbytky zásob a nástrojů, které k práci nepotřebujeme.

• Rovnání, úklid a kompletace rozházených a neúplných podkladů.

• Špatné rozvržení pracoviště.

• Špína a nepořádek.

Název 5S pak označuje jednotlivá japonská slova, která popisují logiku postupu. První tři kroky vedou ke změnám na pracovišti, další dva potom zajišťují, aby změny byly trvalé.

 

1. SEIRI: Sortuj - vytřiď, vyřaď

První krok spočívá v prověření celého pracovního procesu a ve vytřídění všeho, co můžete postrádat. Na pracovišti zůstane jen nezbytně nutné vybavení (nástroje, materiál, návody...). Vše ostatní se odklidí.

A pozor: První krok se týká nejen pracovních ploch, ale také úložných prostorů, tedy skříněk, zásuvek, krabic… Pečlivé a precizní provedení prvního kroku je pak důležitým základem pro další změny.

 

2. SEITON: Seřaď - systematizuj

Každý předmět a proces má své místo. To je základ druhého kroku. Důležitým faktorem je frekvence používání. Předměty, které používáte často, by měly být co nejblíže, tzv. po ruce. Při jejich umisťování myslete také na principy ergonomie a bezpečnosti.

Aby byl druhý krok úspěšný, myslete také na zřetelné označení (vertikální a horizontální v barevné škále, kterou si může firma i sama definovat) a vizualizaci (plán nového rozmístění – tzv. layout pracoviště).

 

3. SEISO: Setři - uklízej, čisti

Ať už při práci sáhnete po čemkoli, každý nástroj, každý materiál musí být na konci na svém místě. Očištěný a připravený k dalšímu použití. Vhodné je popsat, co a jak se čistí, jak často a čím a také jak dlouho je nutné použité nástroje čistit.

Za třetí krok by měl být zodpovědný konkrétní pracovník. Jen tak bude kontrola všech nástrojů a materiálů pravidelná a včas. Nezapomeňte také na vhodné uložení odpadu. Ten je potřeba ukládat blízko, aby jeho likvidace zbytečně nebrzdila činnost.  

 

4. SEIKETSU: Standardizuj - popiš, zdokumentuj

Čtvrtý krok se od předchozích tří liší. Jeho cílem je, aby předchozí 3 kroky probíhaly pořád stejně, tedy stejným způsobem, stejně často a se stejným výsledkem.

Čtvrtý krok tedy zahrnuje vytvoření standardu pracoviště. To znamená, že vytvoříte popis všech zavedených postupů a činností a vše pomocí fotografií zdokumentujete. Jednoduše nafotíte pracovní nástroje, pracoviště, jeho okolí, ale také pracovní oděvy a ochranné pomůcky. Zároveň nastavíte systém odpovědnosti za konkrétní části procesu.

 

5. SHITSUKE: (Sebe)disciplína - setrvej, dodržuj

Bez disciplíny nemá metoda 5S šanci uspět. Proto je v pátém kroku potřeba proškolit všechny zaměstnance, školení pravidelně opakovat a také plánovaně i namátkově kontrolovat pracoviště. Zaměstnanci by také měli provádět kontrolu sami za sebe. Důležité je nesklouznout zpět ke starým praktikám.

Zapojte zaměstnance a nepodceňujte vizualizaci

Zavést jakékoli změny je náročný a dlouhodobý úkol. Proto jsme pro vás na závěr připravili několik tipů, které vám zavedení metody 5S do praxe usnadní:

• Zapojte zaměstnance tak, aby se ztotožnili  se změnami a pochopili jejich přínos i pro ně osobně.

• Vizualizujte zavedené změny, ukažte stav před změnou a po ní. To, co vidíme, si totiž dokážeme lépe zapamatovat.

• Jasně a viditelně označte rozmístění pracovních nástrojů na pracovišti.

• Vytvořte jasnou předlohu pro podobu pracoviště. Její součástí budou popisy uložení předmětů, postupy úklidu, čištění a další dokumentace. A vše bude navíc viditelně umístěné.

• Důkladně zaměstnance seznamte se všemi změnami a pravidelně je školte.

 

Myslete také na to, že zavedením metody 5S celý proces nekončí, ale naopak začíná. Jde o neustálý proces zlepšování a kontroly už zavedeného. A nezapomeňte: Každý osobní příklad je tou nejlepší motivací pro ostatní.